Один их стандартов – это ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство архивное дело. Термины и понятия", посвященный терминологии, используемой в делопроизводстве и архивном деле. На его терминологической основе разрабатываются все нормативно – методические документы по делопроизводству в организации. Здесь даны определения таких важнейших терминов, как документ, делопроизводство, ДОУ, официальный документ, дубликат документа, организационно – распорядительный документ, регистрация документа и многие другие. Всего ГОСТ содержит определения 140 основных терминов в области ДОУ.
ГОСТ Р 6.30-2003 г. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", содержит требования к оформлению организационно – распорядительной документации. Стандарт перечисляет 30 реквизитов, которые могут использоваться при подготовке и оформлении документов, дает схему расположения документов, определяет состав реквизитов документов и т.д.
Третий важнейший стандарт, принятый в 2007 г., - это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Регулирует процессы управления документами не только в государственный, но и коммерческих и общественных организациях как внутренними, так и внешнего пользования, распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемых или получаемых организациями в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.
Все больше организаций проходят сертификацию на соответствие международным стандартам ИСО:9000. В ходе подготовки бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальны положения ГОСТ ИСО 15489 – 1 – 2007 по управлению документами, так как управление документацией в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001.
ГОСТ содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, необходимые всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и внедрения систем автоматизации делопроизводства, в том числе и электронного документооборота.
Стандарт предназначен как для специалистов в области ДОУ, так и для руководителей организаций и всех сотрудников, работающих с документами.
Кроме уже рассмотренных. Стоит упомянуть еще действующие стандарты: ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги" на форматы бумаги, ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования", ГОСТ 6.10.3 – 83 УСД "Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате".
Следует отметить о существовании типовых требований к автоматизированным системам электронного документооборота-Европейский МОРЕГ-2.
Тема электронного документооборота с каждым годом приобретает в России все большую актуальность. Естественно, растет рынок автоматизированных систем электронного документооборота; появляется все больше и больше новых систем, системы, уже завоевавшие репутацию расширяют свою функциональность.
Однако, к сожалению, у нас нет четких общепризнанных критериев для определения уровня зрелости предлагаемых решений и соответствия их функциональным требованиям предметной области. Пресса и Интернет изобилуют разнообразными "рейтингами" и "сравнениями" систем электронного документооборота, которые на поверку оказываются рекламными публикациями. Справедливости ради следует отметить, что в России действительно нет никакого ориентира, никакой точки отсчета, относительно которой можно было бы оценивать различные системы. Все существующие ГОСТы и другие нормативные документы уделяют внимание только собственно документообороту, но никак не самим автоматизированным системам, которые должны его обеспечить.
MoReq впервые дает возможность всем заинтересованным сторонам – пользователям и разработчикам систем ознакомиться с детально проработанной и апробированной на практике моделью функциональных требований к автоматизированным системам электронного документооборота.
Спецификация MoReq имеет универсальный характер и не несет в себе какой-либо национальной специфики. Она определяет не то, как в организации должны выполняться процессы регистрации, согласования и исполнения документов, а то, каким функциональным требованиям должна соответствовать автоматизированная система, чтобы поддержать любые регламенты работы с документами.
Все комментарии и замечания переводчика выделены явно, либо непосредственно в тексте, либо в сносках. Автор стремился сделать свой перевод максимально точным и адекватным. Если это не всегда удалось, конструктивная критика приветствуется и поможет сделать следующую редакцию перевода лучше.
Там, где термины в переводе допускают двоякое толкование, например, files = папки или дела, приводятся оба допустимых значения. Как известно, в делопроизводстве могут использоваться различные накопительные папки по вопросу, которые, строго говоря, не являются делами, и их существование не отражено в номенклатуре дел. Не всем терминам удалось найти адекватный перевод вследствие того, что существуют определенные различия в практике документооборота. Так, например, широко используемый термин "capture" подразумевает весь комплекс действий по обработке документа при поступлении его в систему, включая его регистрацию, классификацию и размещение в системе (что для бумажных документов означает и сканирование).
Автоматизированная система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документа, от его поступления в организацию или создания до уничтожения или передачи на государственное хранение, т.е. обеспечивать делопроизводство, документооборот и архивное хранение. В российской практике исторически сложилось, что системы документооборота и архива воспринимаются как разные системы, хотя с функциональной стороны они чрезвычайно близки. Вместе с тем, нельзя не признать, что общая тенденция в автоматизации складывается скорее в пользу сквозных интегрированных систем, поэтому подобная практика будет меняться. Даже при беглом знакомстве со спецификацией MoReq бросается в глаза, что сравнительно мало внимания уделено вопросам контроля исполнения и маршрутизации документов – всего одна глава. Дело в том, что с точки зрения MoReq АСЭД должна обеспечить надлежащее документирование деятельности организации, а не управление ею. Автоматизацией управления занимаются другие системы, например, ERP – Enterprise Resource Planning или BPM – Business Process Management. Такой подход позволяет исключить отраслевую специфику и делает АСЭД более универсальной. (В противном случае пришлось бы разрабатывать серию спецификаций – системы документооборота для государственных органов, для банков и т.д.)
В целом же нельзя не признать, что данная спецификация носит чрезвычайно практический характер и может быть адаптирована для любой конкретной задачи как путем ее сокращения за счет требований, которые не являются актуальными, так и за счет ее дополнения и уточнения.
3.2 Инструкции и правила
Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. №76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", регулирующий нормативно – правовую и методическую базу современного делопроизводства" (Приложение 17).
Уже говорилось о том, что Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. Росархиву предписывалось: подготовить Методические рекомендации по разработке Инструкций для ведомств, министерств, учреждений и т.д.
23 декабря 2009 г. был издан Приказ Росархива №76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".
Данные рекомендации более объемны, чем Правила и бывшая Типовая Инструкция (2005 г.). Основной текст рекомендаций изложен почти на 40 страницах. К основному тексту имеется 30 Приложений.
Текст содержит 3 раздела:
Первый раздел – это "Общие положения".
Второй раздел – посвящен вопросам разработки, утверждения, внесения изменений в инструкцию по делопроизводству.
Третий раздел – самый объемный. В нем дается толкование основным делопроизводственным понятиям; определяется порядок создания документов; организации документооборота; характеристика документального фонда; особенности работы с электронными документами; регламентируется работа с документами исполнителей; устанавливается порядок изготовления, учета, использования, хранения печатей, штампов, бланков.
В 30 приложениях представлены образцы разработки, оформления основных видов организационно – распорядительных, информационных документов.
В "Общих положениях" указаны нормативные акты, принятые ранее, но не выведенные из действия: "О государственной тайне", "О персональных данных" и другие.
Эти Рекомендации, в отличие от всяких прежних, полностью основываются на обязательных Правилах, утвержденных Правительством.
Необходимо сказать об "Основных правилах работы архивов организаций", которые можно по содержанию условно разделить на две части:
-первая описывает вопросы делопроизводственного характера, начиная с вопросов текущего хранения документов и до передачи их в ведомственный архив;
-вторая организует хранение документов в ведомственном архиве.
В Основных правилах работы архивов организаций подробно рассмотрены такие вопросы, как составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел в организации, организация и порядок проведения экспертизы ценности документов, порядок передачи документов в архив организации.
3.3 Перечни
При составлении номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов абсолютно необходимым справочником являются перечни документов с указанием сроков хранения – систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141 – 98).
Различают типовые перечни, содержащие наиболее распространенные категории документов, и ведомственные, содержащие специфические документы, характерные для определенной сферы деятельности.
К основным Перечням относятся:
-Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.);
-Примерный перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций, которые могут подлежать отбору на постоянное хранение в государственные архивы;
-Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно – технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2997 г. №1182)
3.4 Нормы времени и квалификационные характеристики
При организации службы ДОУ для определения необходимой численности персонала и при распределении обязанностей между работниками необходимо обращаться к разработанным Центральным бюро нормативов по труду и утверждаемым постановлениями Минтруда РФ нормативами времени.
Нужно отметить следующие нормативы, которые могут быть использованы при нормировании труда управленческого персонала:
-единые нормы времени на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11 – 64;
-укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. №327/17 – 42;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17
